TransTrack: Gestión de Flota en Línea

Transtrack es una solución enfocada en la administración de flota, especializada en resolver los requerimientos de control y oportunidad de información de los viajes realizados por camiones, acoplados y los móviles que atienden los servicios técnicos.

Con Transtrack Ud. podrá administrar el ciclo de vida de cada viaje, identificando en las diferentes etapas, sus tiempos y costos.  Transtrack se basa en la filosofía de los grandes sistemas mundiales, “quien genera la información es quien la ingresa a los sistemas en tiempo real”, incorporando al Conductor para que desde su propio smartphone vaya ingresando toda la información requerida.

Transtrack tiene la capacidad de exportar toda la información a Excel.

Con esta nueva oportunidad de ingreso de información, podemos trabajar con:

  • Administración de los Servicios
  • Administración del Combustible
  • Rendiciones de Viaje
  • Cuenta Corriente
  • Mecánica

La Administración de Servicios es la base de Transtrack,  permitiendo llevar un control dinámico y en línea de todos los tiempos y costos involucrados en la ejecución de cada servicio en sus diferentes etapas de creado, asignado, en servicio, terminado o facturado. Estos son asignados por el coordinador o pueden ser tomados por el mismo Conductor desde su Smartphone.

El Control de Combustible tiene los siguientes hitos que logran tener un rendimiento de combustible en línea para cada servicio, ruta, patente, Conductor, etc.   Estos hitos y procesos son:

  • Ingreso del combustible por parte del Conductor en línea desde su celular
  • En cada acción declarada por el Conductor debe ingresar los kms actuales
  • Comparación cartola de combustible informada en Transtrack vs la informada por las Compañías proveedoras (Copec, Petrobras, Shell, Terpel, etc.), identificando faltantes y/o diferencias de lo informado
  • Prorrateo del combustible hacia más de un servicio
  • Control de combustible del tracto y de todos sus componentes
  • Contribución real en el costo de cada servicio.

 

La Rendición de Viaje es una poderosa herramienta de control y gestión que permite llevar en línea todos los gastos que los Conductores realizan para cada servicio.

Las rendiciones una vez que son enviadas por el Conductor, tienen dos niveles de aprobación, el primero a un nivel general y de rápida visión mirando si corresponden o tienen valores muy distorsionados a la realidad y  el segundo nivel de aprobación es cuando llega la documentación a la oficina central.    Ambos al momento de ser revisados pueden ser rechazados y el Conductor además de poder mirar el estado de sus rendiciones en el Smartphone, recibe un correo detallando el rechazo y su motivo.

La acción de rechazar una rendición tiene dos impactos muy fuertes en la administración de su empresa, primero porque deja en manos del Conductor el documentar como corresponde cada rendición rechazada y la segunda e igual de importante, evita las discusiones al final del, éstas ya están resueltas.

La Cuenta Corriente de cada Conductor es administrada en línea, Transtrack mantiene en línea las transferencias bancarias, las rendiciones de viaje y viáticos y los rechazos, por lo cual está en todo momento actualizado.Esto permite que el Coordinador este siempre visualizando en línea la cuenta corriente de cada Conductor, y también el Conductor en sus móviles puede visualizar el estado de su cuenta corriente.

Transtrack permite llevar un control de toda la mecánica que se le debe hacer al camión y a sus acoplados.    Por una parte el Coordinador es responsable de ingresar todos los vencimientos de documentación propios de cada camión y acoplados tales como revisiones técnicas, vencimiento extintores, vencimientos internos, regulaciones especiales, seguros, etc., y por otra parte el Conductor va reportando en línea todas las anomalías que encuentre en su tracto, con ambas informaciones, se obtiene una bitácora completa de todo lo que se le debe hacer al camión y sus acoplados.

 

Una vez que los reportes de mecánica han sido ingresados en el Smartphone son visualizados en forma inmediata por el coordinador en el sistema o por la recepción del mail que le llega, así el coordinador en base a la urgencia del reporte administra la solución ingresándola en el sistema y enviando un correo automático al Conductor con la acción y fecha a realizar.

Con toda la información que Transtrack administra es capaz de entregar un margen del servicio, mostrando tres resúmenes de información propia del servicio y un cuarto cuadro con el margen de cada uno de ello.

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